校属各单位：
按有关文件精神，我校2023年度文件材料归档立卷工作开始了。现将此项工作安排如下：
一、归档范围
1. 2023年1月至2023年12月生成的反映各部门工作的有价值的各种载体（如文字图表、照片、音视频和实物等）材料；分散在各部门个人手中应移交归档的文件材料。
具体详情请参照《湖南科技学院文件材料归档范围及保管期限表》（第二版）执行。
二、归档要求：
1.请各单位高度重视文书档案归档工作，档案馆将把各单位归档质量登入管理台账，作为各单位年度目标考核评分依据。
2.校属各单位依据本单位2023年度大事记、工作总结等材料认真梳理在本年度工作中形成并办理完毕的有价值的各类材料情况，将各类应归档材料全部移交给本单位兼职档案员，兼职档案员再根据学校相关规定立卷整理。按照《中华人民共和国档案法》第十四条规定：任何个人不得将应归档材料据为己有。
3.归档文件材料应是原件，材料内容务必真实完整、手续齐备（需盖章的应盖章，需签字的应签字），立卷前兼职档案员要逐件逐页检查。
4.各单位对所收集的材料要按“区分件——编写页码——分类（即分年度、分问题、分保管期限）——去针——包角装订——排序——盖章——装盒——电脑著录——打印目录——整理人签字”等顺序进行整理。档案盒背脊及归档文件页码的著录务必使用铅笔标注。
5.向档案馆移交档案时须报送移交目录一式三份，移交人需手写签名，并加盖部门公章。重要的文件及数据库在移交纸质档案的同时须报送相应的电子文档。
6.移交的声像（视频、照片）和实物档案须标明事由、形成时间、地点、人物等要素。
7.各机关处室、教辅单位于6月15日前完成档案移交工作。教学学院档案按照《湖南科技学院教学学院档案归档范围表》于5月底前整理立卷自存，应向档案馆移交的档案于6月20日之前完成。
8.鉴于当前世纪科怡档案系统暂不能正常运行，目录著录工作请到档案馆203机房完成，若立卷过程中有不明之处请联系档案馆，咨询电话0746-6381636。
三、案卷移交地点与时间
移交地点：老图书馆二楼206办公室。各部门移交档案的排班表再另行通知。已经整理好的可以提前预约移交。
湖南科技学院档案馆
2024年3月6日