关于做好2021级新生建档工作的通知
各教学学院：
2021级新生建档工作即将开始，现将有关工作安排如下：
一、填写《新生入学登记表(学籍卡)》（学生处已布置）：
1、按此表后面的填表方法，指导学生务必使用黑色字迹的钢笔或水性笔亲自填写并签名，不得涂改。并在表中相应处贴两寸蓝底照片。此表要求一式三份：一份入学生档案袋、一份学院保存、一份移交学工部。
2、辅导员签字，学院盖章。
3、复学的、预科生、留级到2021级的学生一定要核实并找到他们的学籍档案。
二、填写档案袋封面
1、届别：2025届；编号：填学号 （预科生此二处空着）
2、按档案袋封面内容认真填写，字迹工整，不能涂改。
三、档案材料装袋
1、装袋材料：
（1）《湖南科技学院2021级新生入学登记表》；
（2）《高中毕业材料》；
（3）《高考招生报名材料》；
（4）《共青团材料》（只放志愿书等，不放团员证）；
（5）《新生入学体检表》（具体领取时间听校医务处室通知）
2、材料核实：
（1）装袋时再次做好《高中毕业材料》、《高考招生报名材料》、《共青团材料》的审核工作。上述材料都是学生档案必需材料，请认真对照审核是否是该学生本人材料；是否材料齐全，若有缺少的，务必联系学生及时补齐，时间久了，很难补办。若学生不愿补办的要本人签字认可。
（2）档案材料核实后在《2021级新生档案名单》中做好登记，有材料的打“√”（材料不要填写份数，有材料的不管几份只须打“√”就行），没有的填“缺”，学生本人签字认可，并交一份《2021级新生档案名单》汇总表到学生档案室存档。
3、档案袋整理要求：
（1）档案袋装入材料后要在档案袋封面上标记，请在‘份数’一列中：有的打“√”，没有的空白。（注意：档案袋上材料不要填写份数，必有材料的有了，其它相关的材料不管几份只须打“√”就行）
（2）分班级按学号顺序整理好档案袋，并配上《2021级新生档案名单》表捆好，放入专用档案柜保管。
（3）档案装袋整理完成时间：2021年12月10日之前。到时档案馆组织工作人员到各学院检查。
4、 领取档案袋
（1）请各位辅导员在10月28号至11月6号前到老图书馆二楼210学生档案室领取档案袋。
（2）档案袋数量有限，成本较高，一定要看清楚再填，杜绝浪费。
请仔细看通知，若有疑问，请电话或QQ联系唐老师。
联系电话：0746-6383991 QQ：401250209
湖南科技学院档案馆
2021年10月18日