关于收集2018年度归档文件材料的通知
校属各单位：
根据教育部《高等学校档案管理办法》、《湖南科技学院档案管理办法》，每年上半年6月前，各单位需收集、整理和移交上一年度应归档文件材料。为使此项工作顺利进行，现将相关工作安排如下：
一、归档范围
1、各部门从2018年1月1日至2018年12月31日生成的各种载体（如纸质文字图表、照片、音视频和实物等）材料；跨年度完成的反映2018年工作的材料。具体范围请参照《湖南科技学院文件材料归档范围及保管期限表》（第二版）执行。
2、分散在各部门应向档案馆移交而未移交的2018年以前的档案材料。
二、归档要求：
1、校属各单位主要负责人负责组织本单位人员，认真梳理本单位在2018年度各项工作中形成并办理完毕的有价值的各类材料移交给本单位部门档案员。部门档案员再根据学校相关规定立卷整理。任何单位或个人不得将应归档材料据为己有。
2、归档文件材料应是原件，材料务必内容真实完整、用纸规范、手续齐备（需盖章的应盖章，需签字的应签字），部门档案员要逐卷逐件检查。
3、各单位对所收集的材料要按“区分件——编写页码——分类（分年度、分问题、分保管期限）——去针——包角装订——排序——装盒——电脑著录——打印目录——整理人签字”等顺序进行整理。档案盒背脊及归档文件页码的著录务必使用铅笔书写。
4、目录打印为一式四份，其中一份放档案盒内保存，一份作为档案馆归档文件目录汇总，另外两份作为移交清单，此两份需加盖移交单位公章，且有单位领导、移交人签名，同时报送相应电子文档，电子文档须注明与纸质档案相符的标题及时间。各“件”上的档章号由档案馆检查后再组织盖制。
5、应归档的声像（视频、照片）、实物档案须标明事由、时间、地点、人物等要素。
6、各教学学院档案亦于6月底前按照《湖南科技学院教学学院档案归档范围表》收集分类立卷自存，应向档案馆移交部分按时移交。
7、考虑到文件的安全性和大家的便利，2018年度的收发文件可以不领回各部门，各部门可以派兼职档案员到档案馆203室来整理、录入、打印、归档。为了不影响大家的工作进程，请各部门把收发文件排列在本部门材料的最后面。各部门文件归档时间具体见附表。
8、各单位请检查各自的“世纪科怡”档案管理系统是否能正常运行，如有疑问，请联系档案馆刘爱敏，电话0746-6381636。
三、移交时间与地点
老图书馆二楼206办公室
湖南科技学院档案馆
2019.5.7
附件：2018年度档案移交日程安排表