关于做好2018级新生建档工作的通知

关于做好2018级新生建档工作的通知

各学院2018级新生辅导员:

建立2018级新生档案工作即将开始,现将有关工作安排如下:

一、填写新生入学登记表(学籍卡)》:

1、按此表后面填表方法,指导学生务必使用黑色字迹的钢笔或水性笔亲填写并签名,不得涂改。并在表中相应处贴两寸蓝底照片

2、辅导员签字,学院盖章。

3、复学的、留级到2018级的学生一定要核实并找到他们的档案。

二、填写档案袋封面

1、届别:2022届;编号:填学号

2、按档案袋封面内容认真填写,字迹工整,不能涂改。

、档案材料装袋 

1、装袋材料:

1)《湖南科技学院2018级新生入学登记表》

2)《高中毕业材料》。

3)《高考招生报名材料》。

4)《共青团材料》(只放志愿书,不放团员证)

2、材料核实:

1)装袋时再次做好《高中毕业材料》、《高考招生报名材料》、《共青团材料》的审核工作。上述材料都是学生档案必需材料,请认真对照审核是否是该学生本人材料;是否材料齐全,若有缺少的,务必联系学生及时补齐,时间久了,很难补办。若学生不愿补办的要本人签字认可。

2)档案材料核实后在《2018级新生档案名单》表中做好登记,有材料的打“√”(材料不要填写份数,有材料的不管几份只须“√”就行),没有的填“缺”,学生本人签字认可,并交一份《2018级新生档案名单》汇总表到学生档案室存档。

3、档案袋整理要求:

1)档案袋装入材料后要在档案袋封面上标记,请在‘份数’一列中:有的打“√”,没有的空白(注意:档案袋上材料不要填写份数,有材料的不管几份只须“√”就行)

2)分班级按学号顺序整理好档案袋,并配上《2018级新生档案名单》表捆好,放入专用档案柜保管。 

3)档案装袋整理完成时间:201812月20日之前,到时档案馆组织工作人员到各学院检查。

4、 领取档案袋

1)请各位辅导员10月29号至11月10号前老图书馆二楼210学生档案室领取档案袋。

2)档案袋数量有限,一定要看清楚再填,杜绝浪费。

请仔细看通知,若有疑问,请电话联系或QQ联系。

联系电话:0746-6383991

附件1:新生入学登记表(学籍卡)

湖南科技学院档案馆学生档案室

201810月29