关于做好2017年度应归档文件材料预立卷的通知
校属各单位：
根据教育部《高等学校档案管理办法》、《湖南科技学院档案管理办法》，每年3-4月，各单位收集、整理和移交上一年度应归档文件材料。为使此项工作顺利进行，现将相关工作安排如下：
一、归档范围
一、归档范围
1、各部门从2017年1月1日至2017年12月31日生成的各种载体（如纸质文字图表、照片、音视频和实物等）材料；跨年度完成的反映2016年工作的材料。具体范围请参照《湖南科技学院文件材料归档范围及保管期限表》（第二版）执行。
2、分散在各部门应向档案馆移交而未移交的2017年以前的档案材料。
二、归档要求：
1、校属各单位主要负责人负责组织本单位人员，认真梳理本单位在2017年度各项工作中形成并办理完毕的有价值的各类材料移交给本单位部门档案员。部门档案员再根据学校相关规定立卷整理。任何单位或个人不得将应归档材料据为己有。
2、归档文件材料应是原件，材料务必内容真实完整、用纸规范、手续齐备（需盖章的应盖章，需签字的应签字），部门档案员要逐卷逐件检查。
3、各单位对所收集的材料要按“区分件——编写页码——分类（分年度、分问题、分保管期限）——去针——包角装订——排序——装盒——电脑著录——打印目录——整理人签字”等顺序进行整理。档案盒背脊及归档文件页码的著录务必使用铅笔书写。
4、移交时须报送移交目录，一式两份，并加盖移交单位公章，且有单位领导、移交人签名，同时报送相应电子文档，电子文档须注明与纸质档案相符的标题及时间。各“件”上的档章号由档案馆检查后再组织盖制。
5、应归档的声像（视频、照片）、实物档案须标明事由、时间、地点、人物等要素。
6、各教学学院档案亦于3月底前按照《湖南科技学院教学学院档案归档范围表》收集分类立卷，应向档案馆移交部分应按时移交。
7、各单位请检查各自的“世纪科怡”档案系统是否能正常运行，如有疑问，请联系档案馆刘爱敏，电话0746-6381636。
三、移交时间与地点
档案馆拟于3月底或4月初搬迁至老图书馆二楼，因此各单位移交档案的时间将推后到四月底，具体时间和移交地点将另行通知。
湖南科技学院档案馆
2018.3.14