校属各单位：
根据《湖南科技学院档案管理办法》，每年上半年3月，各单位收集整理上一年度应归档文件材料。为使此项工作顺利进行，现将有关工作安排如下：
一、材料的形成时间：
一、材料的形成时间：
1、各部门从2016年1月1日至2016年12月31日生成的各种载体（如纸质文字图表、照片、音视频和实物等）材料；跨年度完成的反映2016年工作的材料。
2、分散在各部门应向档案馆移交而未移交的2016年以前的档案材料。
二、收集整理指南：
根据部门工作职责及《湖南科技学院文件材料归档范围及保管期限表》（第二版）来收集整理。
三、注意事项：
1、收集整理前各单位前往档案馆509室领取《湖南科技学院文件材料归档范围及保管期限表》（第二版）。
2、反映本单位工作的材料务必内容真实有效、用纸规范、手续齐备（需盖章的应盖章，需签字的应签字）。
2、各单位对所收集的材料要按“区分件——编写页码——分类（分年度、分问题、分保管期限）——去针——包角装订——排序——装盒——电脑著录—
—打印目录——整理人签字”等顺序进行整理。
3、档案盒背脊及归档文件页码的著录务必使用铅笔书写。
4、各件上的档章号由档案馆统一盖制。
5、请各单位按照附件《各部门移交2016年度档案日程安排表》移交档案。
6、各单位在移交纸质档案的同时，同时报送相应电子文档。
7、移交时须报送移交目录，一式两份，并加盖移交单位公章，且有单位领导、移交人签名。
8、各教学学院档案亦于3月底前按照《湖南科技学院教学学院档案归档范围表》收集分类立卷，应向档案馆移交部分应按时移交。
四、档案报送地点：
行政办公楼509室。联系人：廖利香、谢瑶。电话：0746-6381636。
附件：2016年度档案移交日程安排表